Нужно ли распечатывать документы из ЭДО: как правильно хранить электронную первичку

Часть первичных документов приходит на бумаге, часть — через ЭДО. Во многих компаниях бухгалтерия по привычке распечатывает электронные УПД, акты и накладные, подшивает их в папки и фактически ведет сразу два архива.

Но нужно ли хранить документы из ЭДО на бумаге?

Нет. Если документ изначально составлен в электронной форме и подписан электронной подписью, распечатывать его для хранения не требуется. Более того, бумажная распечатка не заменяет электронный оригинал.

ФСБУ 27/2021 требует хранить подлинники документов бухгалтерского учета и сохранять документы в том виде, в котором они были составлены. Для электронного документа оригиналом остается именно электронный документ, а не его изображение на бумаге.

Правила хранения документов установлены разделом IV ФСБУ 27/2021 «Документы и документооборот в бухгалтерском учете».

Бумажный документ храним как бумажный оригинал, электронный документ — как электронный оригинал.

ФНС также прямо указывает, что электронные документы, подписанные электронной подписью, не нужно распечатывать и подписывать на бумаге.

Юридическую значимость электронного документа обеспечивает электронная подпись.

В соответствии со ст. 6 Федерального закона № 63-ФЗ информация в электронной форме, подписанная квалифицированной электронной подписью, в общем случае признается равнозначной бумажному документу с собственноручной подписью.

Поэтому в электронном документообороте важен не только визуальный вид УПД, акта или накладной.

Необходимо сохранить сам электронный документ и данные, позволяющие подтвердить электронную подпись. В зависимости от формата и используемой системы это могут быть исходный файл документа, файл электронной подписи и связанные с ним служебные данные.

Распечатанный УПД показывает содержание документа, но не превращается из-за этого в его электронный подлинник.

Поэтому папка с распечатанными документами из ЭДО может быть удобна для внутренней работы, но не должна использоваться вместо хранения электронных оригиналов.

Можно.

Закон не запрещает сделать бумажную копию электронного документа, если сотрудникам так удобнее работать.

Но важно разделять две вещи:

• распечатка для внутреннего использования;
• хранение юридически значимого оригинала.

Если первичный документ был создан в электронной форме, наличие бумажной копии не освобождает компанию от обязанности сохранить электронный документ.

Поэтому схема «получили через ЭДО → распечатали → электронный файл больше не нужен» неправильная.

Сам факт возможной налоговой проверки тоже не является причиной заранее распечатывать весь электронный архив.

НК РФ позволяет представлять истребуемые документы в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи или через личный кабинет налогоплательщика. Для электронных документов, составленных по установленным ФНС форматам, прямо предусмотрена электронная передача.

ФНС отдельно разъясняла, что инспекция не вправе требовать бумажную визуализацию документов, которые изначально были составлены в утвержденных XML-форматах, только потому, что налоговому органу нужен их привычный визуальный вид.

Для отдельных документов и способов представления могут действовать свои технические требования, поэтому при конкретном требовании ФНС необходимо учитывать формат документа и способ его передачи.

Но это не меняет главного принципа хранения: электронный оригинал остается электронным оригиналом.

Отказаться от бумажных папок — только половина задачи. Следующий вопрос гораздо важнее: где находится электронный архив компании и сможете ли вы получить из него документы через несколько лет.

Пункт 25 ФСБУ 27/2021 устанавливает, что документы бухгалтерского учета, содержащиеся в них данные и базы таких данных должны храниться и размещаться на территории Российской Федерации.

Кроме того, ответственность за хранение документов лежит на самом экономическом субъекте.

Статья 29 Федерального закона № 402-ФЗ требует обеспечить хранение первичных документов не менее пяти лет после отчетного года, если для конкретного вида документа не установлен более длительный срок. Компания также обязана обеспечить безопасные условия хранения, защиту документов от изменений и возможность воспроизведения электронных документов и проверки электронной подписи.

Операторы ЭДО обычно предоставляют хранение электронных документов, и само по себе использование такого сервиса нормально.

Но есть важный организационный момент: ответственность за сохранность бухгалтерских документов все равно остается у компании.

Поэтому не стоит исходить из логики: «документы есть у оператора — значит, больше ничего контролировать не нужно».

Необходимо понимать:

• сколько времени оператор хранит документы;
• сохранятся ли они при расторжении договора;
• можно ли массово выгрузить архив;
• в каком формате выгружаются документы;
• выгружаются ли вместе с ними электронные подписи и необходимые служебные данные;
• как будет подтверждаться подлинность документа через несколько лет;
• где физически размещаются данные.

Для юридически значимой электронной первички недостаточно сохранять только PDF, который удобно открыть глазами.

В архиве должен оставаться исходный электронный документ и информация, необходимая для подтверждения его юридической значимости.

На практике стоит обеспечить сохранность:

Требование о резервной копии именно в такой формулировке ФСБУ 27/2021 не устанавливает. Это практическая мера защиты архива, которая снижает риск потери документов из-за сбоя, ошибки пользователя или прекращения доступа к одной из систем.

Распространенная ошибка — выгрузить из ЭДО визуальную форму документа в PDF и считать вопрос закрытым.

Но PDF может быть только визуальным представлением документа.

Например, формализованный электронный УПД существует в утвержденном электронном формате, а его юридическая значимость связана в том числе с электронной подписью.

Поэтому при организации архива нужно проверять не только возможность «посмотреть документ», но и возможность восстановить и подтвердить юридически значимый электронный оригинал.

Практический алгоритм может выглядеть так.

Если первичные документы поступают через ЭДО и затем отражаются в 1С, удобно выстраивать единый процесс:

документ от контрагента → ЭДО → проверка и подписание → загрузка или отражение в 1С → бухгалтерский учет → электронный архив.

При правильной настройке бухгалтеру не нужно вручную печатать, перекладывать и повторно обрабатывать одни и те же документы.

Особенно заметен эффект при большом документообороте: сотни или тысячи электронных документов перестают превращаться в бумажные папки и остаются частью единого цифрового процесса.

При этом важно проверить, где именно хранится юридически значимый оригинал. Наличие документа или ссылки на него в 1С само по себе еще не отвечает на вопрос, сохранены ли файл, подпись и необходимые данные электронного документа.

Если организация уже получает первичку по ЭДО, проведите небольшую проверку.

Ответьте на семь вопросов:

• Распечатывает ли бухгалтерия электронные документы просто «на всякий случай»?
• Где находятся электронные оригиналы?
• Можно ли выгрузить их из системы ЭДО?
• Сохраняются ли вместе с документами электронные подписи?
• Есть ли резервная копия?
• Можно ли найти документ трех- или пятилетней давности?
• Кто в компании отвечает за электронный архив?

Если на часть вопросов нет ответа, проблема не в том, что документы перестали печатать. Проблема в том, что электронный архив пока не организован как полноценная система хранения.

Специалисты «Софт-Юнити» помогут настроить электронный документооборот в 1С, проверить существующий процесс работы с первичными документами и убрать лишние ручные операции.

Можем помочь организовать удобную работу с входящими и исходящими документами: от получения и подписания до отражения в учете и последующего поиска документов.

Оставьте заявку на консультацию — разберем, как устроен ЭДО в вашей компании и что можно автоматизировать.

Нужно ли распечатывать УПД, полученный через ЭДО?

Что считается оригиналом электронного документа?

Можно ли хранить распечатку вместо документа из ЭДО?

Можно ли хранить документы только у оператора ЭДО?

Нужно ли делать резервную копию документов из ЭДО?

Сколько нужно хранить первичные бухгалтерские документы?